BIP - Ośrodek Pomocy Społecznej W Chorzowie

 

ZAPYTANIE  OFERTOWE

w sprawie zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 EURO, zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – 

Prawo zamówień publicznych.

1.      Postanowienia ogólne:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Chorzowie w ramach projektu Projektu „Ramię w ramię” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego , w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 Działanie: Aktywna Integracja, Poddziałanie 9.1.6. Programy aktywnej integracji osób i grup zagrożonych wykluczeniem społecznym Ośrodek Pomocy Społecznej w Chorzowie planuje  kompleksowe zorganizowanie zimowej wycieczki integracyjnej dla 68 uczestników Projektu „Ramię w ramię” oraz 3 opiekunów.

W  związku  z  faktem,  iż  Zamawiający planuje przeznaczyć na realizację wymienionej dostawy kwotę  poniżej  wyrażonej  w  złotych  równowartości kwot 30 000 euro  (zamówienie podlega  wyłączeniu z  art. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych) koniecznym jest przeprowadzenie  postępowania  ofertowego, zgodnego z zasadą konkurencyjności.  Z  uwagi  na  powyższe  Ośrodek  Pomocy  Społecznej  w Chorzowie zwraca się z uprzejmą  prośbą o  przedstawienie  propozycji  cen  na  przedmiot  niniejszego zapytania.

 2.         Opis przedmiotu zapytania ofertowego oraz ogólne warunki zamówienia:

KOD CPV 63511000-4  Organizacja wycieczek

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe zorganizowanie zimowej wycieczki integracyjnej dla 68 uczestników Projektu „Ramię w ramię” oraz 3 opiekunów.

 

1. Cel Wycieczki:

• Integracja uczestników wycieczki poza miejscem zamieszkania,
• Stworzenie przyjaznej przestrzeni umożliwiającej nawiązanie relacji z większym gronem osób
• lepsze poznanie siebie i współuczestników oraz zbudowanie zaufania
• zwiększenie motywacji do aktywności i integracji społeczno-zawodowej
• rozwinięcie świadomości oraz umiejętności rozwoju osobistego
• wyposażenie uczestników w niezbędne umiejętności oraz rozwinięcie konkretnych walorów osobowościowych, przełamywanie barier, a przede wszystkim wywołanie wśród uczestników uśmiechu

 

2.1 Termin i miejsce  realizacji usługi:  luty-marzec 2019r.

Planowane miejsce realizacji usługi: teren Beskidu Śląskiego. Dokładny plan wycieczki oraz miejsce wykonania poszczególnych elementów usługi wyszczególniony zostanie w ofercie Wykonawcy wraz z proponowanym terminem realizacji. Ostateczny termin realizacji zostanie uzgodniony z Wykonawcą, z uwzględnieniem merytorycznie uzasadnionych potrzeb Zamawiającego.

 

2.2 Grupa docelowa:

Uczestnicy projektu „ Ramię w ramię” w ilości 68 osób zagrożonych ubóstwem, wykluczeniem społecznym, długotrwale bezrobotnych oraz osoby niepracujące z niskimi kwalifikacjami zawodowymi.

Podana liczba ma jedynie charakter orientacyjny, dlatego też Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników z przyczyn niezależnych od niego. Zamawiający pomimo przyjmowania deklaracji uczestnictwa w imprezie składanych przez uczestników projektu, nie jest w stanie  przewidzieć ostatecznego skutku przedmiotu zawartej umowy tzn. dokładnej ilości uczestników.

Wykonawcy nie będzie przysługiwało roszczenie wobec Zamawiającego w sytuacji mniejszej ilości uczestników imprezy niż prognozowane.

3. Kompleksowe zorganizowanie 1 dniowej wycieczki pn. „Zimowy wyjazd integracyjny dla uczestników projektu Ramię w ramię” będzie obejmował:

 

3.1 Zapewnienie sprawnego technicznie autokaru wyposażonego w ilość miejsc odpowiadającej ilości przewożonych pasażerów, posiadających w dniu wyjazdu wszystkie aktualne dokumenty wymagane do przewozu pasażerów, transportu z Chorzowa do miejsca docelowego, transportu do ewentualnych atrakcji turystycznych na miejscu oraz transportu powrotnego do Chorzowa.

 

3.2   Zapewnienie wyżywienia grupowego dla uczestników Wycieczki tj.

 

3.2.1. suchy prowiant na drogę w dniu wyjazdu na Wycieczkę tj. zapakowany zestaw obejmujący minimum kanapkę w postaci bułki ( 100g) posmarowanej masłem ( 15g) okładanej wędliną, serem,     z dodatkiem warzyw ( pomidor, ogórek, sałata itp.) – łączna waga obłożonej kanapki powinna wynosić min. 170g + napój niegazowany/gazowany – 0,5 litra + owoc ( jabłko lub gruszka)

 

3.2.2  obiad dwudaniowy (regionalny) z deserem ( ciasto domowe – minimum 2 rodzaje – waga 1 porcji = min. 80gr ), po 2 porcje na osobę + kawa, herbata do wyboru.

 

3.3   Zorganizowanie ogniska z pieczeniem kiełbasek: porcja obejmować powinna kiełbaskę grillowaną ( 1 szt. na osobę, 150 gr/ porcja) + sałatka jarzynowa ( 150 gr/ 1 osobę) + 2 kromki chleba/ 1 osobę, ( musztarda, ketchup do wyboru) – ewentualnie, w przypadku skrajnie niekorzystnych warunków atmosferycznych – zorganizowanie pomieszczenia z paleniskiem.

 

3.4  Zorganizowanie kuligu lub przejazdu bryczkami (w zależności od warunków atmosferycznych) z elementami regionalnymi (gawędziarze, kapela góralska), zorganizowanie innych atrakcji  mających na celu pobudzenie w uczestnikach Wycieczki aktywności, poprawienie integracji i komunikacji w grupie, zbudowania zaufania, lepsze poznanie siebie.

 

3.5   Zapewnienie opieki medycznej w razie potrzeby oraz zapewnienie podstawowych leków i materiałów opatrunkowych w czasie podróży i pobytu uczestników na Wycieczce (apteczka).

 

3.6    Zapewnienie kadry gwarantującej prawidłową organizację Wycieczki min. 2 animatorów grupy/ rezydentów/ przewodników po atrakcjach turystycznych i podczas kuligu oraz inne osoby, które w ocenie Wykonawcy będą niezbędne do prawidłowej organizacji Wycieczki.

 

3.7  Pokrycie kosztów związanych z biletami wstępu na zaproponowane przez Wykonawcę atrakcje.

 

3.8  Prowadzenie dokumentacji potwierdzającej realizację usługi tj. listy obecności, wykonanie dokumentacji fotograficznej z Wycieczki.

 

3.9  Zapewnienie ubezpieczenia uczestników Wycieczki, w szczególności ubezpieczenia OC i NNW oraz uzyskanie wszelkich pozwoleń do realizacji tego typu usługi wynikających z przepisów prawa.

 

3.10 Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia szczegółowego Ramowego Programu Wycieczki wraz z opisem poszczególnych punktów zamówienia.

3.11 Wykonawca  usługi jest zobowiązany do przestrzegania obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) oraz  powinien kierować się polityką równych szans tnz. podczas realizacji zamówienia nie będzie występowała dyskryminacja ze względu na płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, niepełnosprawność, religię lub światopogląd, wiek czy orientację seksualną.

4. Zapłata wynagrodzenia nastąpi po zrealizowaniu całości zamówienia na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury/rachunku z terminem płatności 14 (czternastu) dni, liczonym od dnia złożenia faktury w siedzibie Zamawiającego.

5.  Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Ramowego  Harmonogramu Wycieczki (zawierający m.in. szczegółowy opis Wycieczki z godzinowym rozbiciem na poszczególne punkty programu Wycieczki.)

UWAGA!

Program wycieczki powinien zapewnić uczestnikom zajęć taki poziom bezpieczeństwa, jaki jest powszechnie przyjęty i stosowany w danej kategorii zajęć, którego elementy są wykorzystywane w przedstawionym programie. Program nie powinien być nadmiernie wyczerpujący fizycznie z zaproponowaniem różnego stopnia sprawności fizycznej, tak aby każdy z uczestników mógł brać  w nim czynny udział.

 3.      Termin i miejsce realizacji zamówienia:

Kraj: Rzeczpospolita Polska

Miejsce: teren Beskidu Śląskiego

Termin realizacji usługi:  luty-marzec 2019r. Ostateczny termin realizacji usługi zostanie zaproponowany przez Wykonawcę.

Ostateczny termin realizacji zostanie uzgodniony z Wykonawcą, z uwzględnieniem merytorycznie uzasadnionych potrzeb Zamawiającego.

 4.    Miejsce oraz termin składania ofert:

Ofertę (w formie załącznika nr 1 do niniejszego zapytania)  wraz  z załącznikami do niej należy złożyć w terminie do 22 lutego  2019 roku do godz. 14.00 w sekretariacie  (pok. Nr 58) Ośrodka Pomocy Społecznej w Chorzowie przy ul. Kruszcowej 22. (za moment złożenia oferty uznaje się moment wpływu tej oferty do OPS w Chorzowie; oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia.

 5.    Kryterium oceny ofert:

Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które zostaną złożone przez Wykonawców  nie wykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryterium:

        - cena za realizację zadania - 100% - waga punktowa 100 pkt

 

Sposób oceny ofert:

KRYTERIUM 1 – CENA (C)

Największą liczbę punktów – 100 pkt otrzyma oferta z najniższą ceną brutto za organizację i przeprowadzenie Wycieczki dla 71 osób (68 uczestników i 3 opiekunów)

Przyznana wartość punktowa obliczona będzie wg wzoru:

C_min
------------ x W_pk
C_n

gdzie:

C_min - najniższa wśród zaproponowanych cen

C_n - cena badanej oferty

W_pk - waga punktowa kryterium ( 100 pkt )

 

Cenę oferty należy podać w złotych polskich, cyfrowo i słownie wraz ze wszystkimi składnikami wpływającymi na ostateczną cenę uwzględniając podatek VAT. Podana cena jest ceną ostateczną, tzn.: zawierającą wszystkie dodatkowe koszty związane z realizacją usługi.

 6.         Warunki udziału w postępowaniu:

6.1. Dysponowanie odpowiednimi zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia –

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia – tj. min.     2 opiekunów grupy/rezydentów posiadających doświadczenie w przedmiotowym przedsięwzięciu podczas     co najmniej 2 wyjazdów tożsamych lub o podobnym charakterze o liczbie nie mniejszej niż 50 osób. Weryfikacja: oświadczenie Wykonawcy, że osoby i podmioty, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć           w wykonaniu zamówienia posiadają niezbędne kwalifikacje i kompetencje do wykonania zamówienia. Wykonawca potwierdza spełnienie warunku poprzez wypełnienie Załącznika nr 2 - Wykaz osób zdolnych do wykonania zamówienia

6.2. Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia do realizacji zamówienia –

Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże się należytym zrealizowaniem co najmniej 2 usług odpowiadających swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia  z udziałem co najmniej 50 osób. Zamawiający żąda przedłożenia wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 36 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których zostały wykonane (Załącznik nr 3 – Wykaz zrealizowanych usług ) oraz dowodów potwierdzających, że wymienione na wykazie usługi zostały wykonane należycie. Zamawiający wyjaśnia, że do wszystkich wymienionych na wymaganym wykazie usług należy dołączyć referencje bądź inne dowody potwierdzające informacje zawarte w wykazie oraz należyte wykonanie usług. Dowodami mogą być poświadczenia lub oświadczenia Wykonawcy – jeśli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze nie jest w stanie uzyskać poświadczenia.

6.3. Załączenie do oferty  Ramowego Harmonogramu Wycieczki wraz z opisem Wycieczki z godzinowym rozbiciem na poszczególne punkty programu Wycieczki, uwzględniające wymogi  określone w Dziale 2 pkt 3 Zapytania ofertowego.

 

6.4. Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z OPS  Chorzów. Przez  powiązania  osobowe  lub  kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu OPS Chorzów lub osobami wykonującymi w imieniu OPS Chorzów czynności związanych z przygotowaniem  i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegające w szczególności na:

a)       Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b)       posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

c)       pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d)       pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

(Załącznik nr 4 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub  osobowych).

 

 Opis sposobu dokonywania oceny spełniania w/w warunków udziału w postępowaniu

Ocena spełniania warunków  udziału w postępowaniu  nastąpi na podstawie Formularza Oferty złożonego przez Wykonawcę oraz wypełnionych formularzy zgodnych z załącznikami do oferty . Ocena spełnienia warunków wymaganych od Oferenta zostanie dokonana według formuły „Spełnia-nie spełnia”.

 7.         Sposób przygotowania oferty:

 

Ofertę należy przygotować zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym, złożyć  w terminie w nim określonym. Oferta powinna składać się z:

1)    Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy (zawierający m.in. termin przeprowadzenia Wycieczki) wraz z aktualnym odpisem z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji  o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

(Zamiast odpisu, o którym mowa powyżej Wykonawca może wskazać dostępność dokumentów w formie elektronicznej pod określonym adresem internetowym – ogólnodostępną i bezpłatną bazą danych. Wówczas Zamawiający pobierze samodzielnie z tych baz danych wskazane przez Wykonawcę doświadczenia i dokumenty)

Uwaga: Załącznikiem do oferty  będzie Ramowy Harmonogram Wycieczki wraz z opisem Wycieczki z godzinowym rozbiciem na poszczególne punkty programu Wycieczki.

2)    Załącznik nr 2 - Wykaz osób zdolnych do wykonania zamówienia

3)    (Załącznik nr 3 – Wykaz zrealizowanych usług  oraz dowody potwierdzające, że wymienione na wykazie usługi zostały wykonane należycie.

4)    Załącznik nr 4 -  Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych

 

 8.    Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

 

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wybrany podmiot, który przesłał prawidłowo sporządzoną ofertę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie zgodnie z pkt.4 niniejszego zapytania. Wybrany wykonawca zostanie zaproszony do podpisania umowy.  Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

 

 9.         Dane kontaktowe

 

W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-14.00 pod adresem:

 

Ośrodek Pomocy Społecznej

Biuro Projektu – „Ramię w ramię”

ul. Powstańców 70/U1

41-500 Chorzów, tel: 32 733 03 24

 

Osoba odpowiedzialna:

- Izabela Barczewska – Asystent Koordynatora Projektu

 

Adres do korespondencji :

Ośrodek Pomocy Społecznej

w Chorzowie

ul. Kruszcowa 22 

41-500 Chorzów

 

 

Załączniki:

1. Formularz oferty
2. Wykaz osób
3. Wykaz doświadczenia Wykonawcy
4. Oświadczenie o braku powiązań

 

Załącznik nr 1

„Kompleksowe zorganizowanie 1-dniowej zimowej wycieczki integracyjnej dla uczestników projektu „Ramię w ramię”

 

 

Data i miejsce:: ……..………………..

 

 

.................................................................

             (pieczęć Wykonawcy)

FORMULARZ OFERTOWY

 

Oferta złożona przez:

 

……………......................................………………...............……………………………………………………………..…

 

 

………………..............................................................................................................................................................

(nazwa i siedziba wykonawcy, numer telefonu i faksu, adres e-mailowy)

 

Niniejszym oferuję wykonanie zamówienia na „Kompleksowe zorganizowanie 1-dniowej zimowej wycieczki integracyjnej dla uczestników projektu „Ramię w ramię”, realizowanego przez OPS Chorzów, oświadczam, iż zapoznałem się z treścią opisu przedmiotu zamówienia i proponuję cenę:

OFERTA CENOWA:

Koszt zorganizowania wycieczki dla 1 (jednej) osoby

…………………………………………… zł. Netto   …………………………………………… zł. Brutto

Koszt zorganizowania całości wycieczki dla 71 osób (68 uczestników i 3 opiekunów)

…………………………………………… zł. Netto   …………………………………………… zł* Brutto

 

1.   Oświadczam, że podana wyżej cena obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem Kompleksowym zorganizowaniem 1-dniowej zimowej wycieczki integracyjnej dla uczestników projektu „Ramię w ramię”, zgodnego z zapytaniem ofertowym.        

2.   Zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego i nie wnoszę do niej żadnych zastrzeżeń do warunków w nim zawartych. Przyjmuję warunki zapytania ofertowego, w tym kryteria oceny ofert.   Oświadczam, że znajduję się w sytuacji organizacyjnej zapewniającej rzetelne wykonanie przedmiotowego zamówienia w terminach wskazanych przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym.

3.   W razie wybrania niniejszej oferty zobowiązuję się do podpisania umowy na warunkach określonych przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym.

4.   Oferta ważna jest przez okres 30 dni od terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu. 

6.   Wraz z ofertą przedkładam Ramowy Harmonogram Wycieczki.

5.   Proponowany termin realizacji usługi:

 

………………………………………………………………….. 2019 roku

(dzień/miesiąc)

 

…………………………………..………………………………………

(Pieczęć i podpis osób/osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy i składania oświadczeń woli w jego imieniu)

Załącznik nr 2

„Kompleksowe zorganizowanie 1-dniowej zimowej wycieczki integracyjnej dla uczestników projektu „Ramię w ramię”

 

 

 

 

 

-------------------------------------------------

(pieczęć Wykonawcy / Wykonawcy)

 

 

„Kompleksowe zorganizowanie 1-dniowej zimowej wycieczki integracyjnej dla uczestników projektu „Ramię w ramię”

 Wykaz osób zdolnych do wykonania zamówienia – dot. warunku 6.1. Zapytania ofertowego

 

 

------------------------------------------------

(pieczęć Wykonawcy)

 

 

 

Załącznik nr 3

„Kompleksowe zorganizowanie 1-dniowej zimowej wycieczki integracyjnej dla uczestników projektu „Ramię w ramię”

 

 

 

 

.....................................................

(nazwa i adres Wykonawcy)

 

„Kompleksowe zorganizowanie 1-dniowej zimowej wycieczki integracyjnej dla uczestników projektu „Ramię w ramię”

 

 

Wykaz zrealizowanych usług - dot. warunku 6.2. Zapytania ofertowego

 

L.p	Nazwa usługi wraz z podaniem liczby uczestników imprezy	Krótki opis usługi pozwalający dokonanie oceny spełnienia warunku	Nazwa i adres odbiorcy na rzecz którego wykonano usługę	Data wykonania usługi	Wartość brutto usługi w PLN
1
2
3
4
5

 

Do wszystkich wymienionych na wymaganym wykazie usług należy dołączyć referencje bądź inne dowody potwierdzające informacje zawarte w wykazie oraz należyte wykonanie usług. Dowodami mogą być poświadczenia lub oświadczenia Wykonawcy – jeśli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze nie jest w stanie uzyskać poświadczenia.

 

...................................................................

 (Pieczęć i podpis osób/osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy i składania oświadczeń woli w jego imieniu)

 

Załącznik nr 4

„Kompleksowe zorganizowanie 1-dniowej zimowej wycieczki integracyjnej dla uczestników projektu „Ramię w ramię”

 

 

 

 

................................                                        (miejscowość, data)

 ..........................................................

(oznaczenie Wykonawcy / pieczęć
adresowa firmy Wykonawcy)

 

 

OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH

Składając ofertę w odpowiedzi Zapytanie ofertowe dotyczące: „Kompleksowego  zorganizowania       1-dniowej zimowej wycieczki integracyjnej dla uczestników projektu „Ramię w ramię”, realizowanego przez OPS Chorzów, oświadczamy, że nie jesteśmy powiązani z:

• osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego
• osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem
  i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy

osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez:

- uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

- posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;

- pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

- pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

                                                                        

                                         

                   ...................................................................

 (Pieczęć i podpis osób/osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy i składania oświadczeń woli w jego imieniu)

 

 

 PLIK DO POBRANIA