BIP - Ośrodek Pomocy Społecznej W Chorzowie

Rozeznanie rynku w celu oszacowania wartości zamówienia na kompleksowe zorganizowanie i koordynowanie imprezy integracyjnej pn.”Dzień Kultury i Integracji Śląskiej o charakterze świąteczno - noworocznym”

 W związku z realizacją projektu „Ramię w Ramię” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego , w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 Działanie: Aktywna Integracja, Poddziałanie 9.1.6. Programy aktywnej integracji osób i grup zagrożonych wykluczeniem społecznym Ośrodek Pomocy Społecznej w Chorzowie zaprasza Państwa do złożenia wyceny w ramach szacowania wartości zamówienia dotyczącego: Kompleksowe zorganizowanie i koordynowanie imprezy integracyjnej pn.”Dzień Kultury i Integracji Śląskiej o charakterze świąteczno - noworocznym” dedykowanej uczestnikom projektu „Ramię w ramię” i ich rodzinom.

Kod CPV 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez

 

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU SZACOWANIA

 

Zamówienie obejmuje kompleksowe zorganizowanie i koordynowanie imprezy integracyjnej pod nazwą  „Dzień Kultury i Integracji Śląskiej o charakterze świąteczno - noworocznym”

Cel imprezy:
- propagowanie aktywnego spędzania czasu z rodziną
- poznanie najbliższego środowiska i specyfiki swojego regionu,
- rozwijanie wartości rodzinnych związanych z wartościami kulturowymi wspólnoty lokalnej,
- rozwój postaw patriotycznych związanych z tożsamością kultury regionalnej,
- rozwijanie wiedzy o kulturze własnego regionu i jej związkach z kulturą narodową,
- kontakt ze środowiskiem lokalnym w celu wytworzenia bliskich więzi i zrozumienia różnorakich     
  przynależności człowieka,
- ugruntowanie poczucia tożsamości narodowej przez rozwój tożsamości regionalnej,
- rozwijanie wiedzy o historii regionu w powiązaniu z tradycjami własnej rodziny,

1. Miejsce i termin realizacji imprezy : Miasto Chorzów
   termin: 17.12 – 19.12.2018r. -  do uzgodnienia

Uwaga : Ostateczny termin zostanie ustalany przy podpisywaniu umowy!

2. Czas trwania imprez :
1. Czas trwania imprezy: od godz.15.00 (gotowość na 14.00) do godz.19.00
2. Montaż : w dniu imprezy , demontaż – zaraz po imprezie

Impreza będzie złożona z następujących części :

1. część oficjalna : otwarcie imprezy przez Zamawiającego, powitanie uczestników i gości  nawiązanie do idei projektu
2. część integracyjno - artystyczna obejmująca atrakcje edukacyjne, muzyczne, konkursy,  poczęstunek;
3. część oficjalna : zakończenie imprezy, wręczenie drobnych nagród

 

1. 3.     Grupa docelowa :  Uczestnicy projektu „Ramię w ramię” i ich rodziny

 

Prognozowana ilość uczestników imprezy to min.100 osób max. 150 osób.

Podana liczba ma jedynie charakter orientacyjny, dlatego też Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia lub zmniejszenia liczby uczestników z przyczyn niezależnych od niego. Zamawiający pomimo przyjmowania deklaracji uczestnictwa w imprezie składanych przez uczestników projektu, nie jest w stanie  przewidzieć ostatecznego skutku przedmiotu zawartej umowy tzn. dokładnej ilości uczestników.

Wykonawcy nie będzie przysługiwało roszczenie w sytuacji mniejszej lub większej ilości uczestników imprezy przez Zamawiającego niż prognozowane.

KORZYSTANIE Z WSZYSTKICH ATRAKCJI PRZEWIDZIANYCH W RAMACH IMPREZY,
W TYM POCZĘSTUNKU JEST WOLNE OD OPŁAT.

 

1. 4.     Opis przedmiotu zamówienia

 

„DZIEŃ KULTURY I INTEGRACJI ŚLĄSKIEJ O CHARAKTERZE ŚWIĄTECZNO-NOWOROCZNYM”

 

Zamówienie obejmuje następujące powiązane ze sobą merytorycznie zadania :

 

I. Organizacja miejsca imprezy na terenie miasta Chorzowa, w tym:

1. Zapewnienie miejsca realizacji usługi
2. Zapewnienie podłączenia przyłączy elektrycznych umożliwiających podłączenie wszelkiego rodzaju sprzętu technicznego.
3. Zapewnienie bezawaryjnej pracy podczas imprezy  wszystkich urządzeń zasilanych energią elektryczną. Wykonawca pokryje koszty zużycia energii.
4. Zapewnienie wynikających z przepisów prawa norm w zakresie bezpieczeństwa,
   wyznaczenie osoby do spraw bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia medycznego.
5. Zabezpieczenie terenu imprezy i zapewnienie odpowiedniej liczby osób do pilnowania porządku podczas imprezy tak, aby maksymalnie uniemożliwić wnoszenie na imprezę napojów alkoholowych, środków odurzających substancji psychoaktywnych, itp.
6. Zapewnienie ubezpieczenia imprezy, w szczególności ubezpieczenie OC i NNW oraz uzyskanie wszelkich pozwoleń wynikających z przepisów prawa.
7. Zapewnienie odpowiedniego zaplecza sanitarnego (toalety przenośne z umywalką –min. 1 sztuki) ustawione w miejscach widocznych odpowiednio oznakowanych w odpowiedniej odległości od punktów gastronomicznych. O ile w miejscu realizacji imprezy dostępne są toalety, Wykonawca może skorzystać z istniejącego wyposażenia.
8. Zapewnienie stałej obsługi imprezy w trakcie przygotowania, trwania oraz zakończenia całej imprezy. Wykonawca zapewni odpowiednią identyfikację wizualną obsługi - koszulki typu t-shirt lub polo jednolitego koloru w ilości odpowiadającej liczbie osób obsługujących imprezę.
9. Zapewnienie osób sprzątających teren imprezy i tereny przyległe zanieczyszczone w jej wyniku, zarówno w trakcie trwania imprezy , jak i po jej zakończeniu.
10. Przygotowanie miejsca centralnego imprezy  oraz ustawienie sceny umożliwiającej występy zespołu i przeprowadzania konkursów i  rozmów z uczestnikami imprezy i osobami prowadzącymi inne formy aktywności na terenie zabezpieczonego miejsca imprezy .

1. Zabezpieczenie miejsca dla dzieci poprzez zapewnienie minimum 4 stolików z krzesełkami wyposażonych w kredki, kolorowanki, plastelinę papier do rysowania, farby, aby dzieci uczestników projektu wraz z animatorami mogli ciekawie spędzić czas.
2. Niezwłocznego zdemontowania sceny oraz wszelkich innych obiektów towarzyszących (nagłośnienia itp.) oraz uprzątnięcia terenu organizacji imprezy oraz terenu przyległego z powstałych zanieczyszczeń.

12. Zapewnienie miejsca do spożycia posiłku wraz z ustawieniem ław i stołów do biesiadowania dla max. 150 osób. O ile w miejscu realizacji imprezy dostępne są miejsca siedzące, Wykonawca może skorzystać z istniejącego wyposażenia.

 

WYKONAWCA PONOSI CAŁKOWITĄ ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA BEZPIECZEŃSTWO ORAZ WSZELKIE SZKODY POWSTAŁE U OSÓB TRZECICH ZAISTNIAŁE W ZWIĄZKU I W CZASIE IMPREZY

II. Zabezpieczenie oprawy muzycznej imprezy

1. Zapewnienie niezbędnego sprzętu do nagłośnienia muzycznego dostosowanego do wielkości nagłaśnianej powierzchni, zgodnie z riderami technicznymi artystów.
2. Zapewnienia co najmniej trzech mikrofonów bezprzewodowych.
3. Zapewnienie urozmaiconego podkładu muzycznego, który będzie odtwarzany przez cały czas
   trwania imprezy. Wszelkie zgody i koszty związane z wykorzystaniem podkładów muzycznych ( w tym prawa autorskie) ponosi Wykonawca.
4. Zapewnienie pełnej i profesjonalnej obsługi techniczno-akustycznej: min. 2 osoby.

1. Zapewnienie zespołu estradowego realizującego program obejmujący następujące pozycje: propozycja muzycznego repertuaru śląskiej muzyki,  prezentacja śląskiej mowy, prezentacja śląskich strojów, przedstawienie historii śląskiej na wesoło w nawiązaniu do tradycji górniczej, przygotowanie min. 3 konkursów wiedzy o śląsku i unii europejskiej. Fabuła i scenariusz przedstawienia powinien mieć elementy edukacyjne, być dostosowany do wieku osób od 8 lat i starszych, nie zawierać elementów nieprzyzwoitych czy gorszących. Program powinien być realizowany przez minimum 2 osoby.

III. Profesjonalna obsługa imprezy, tj.:

1. Zapewnienie konferansjera - wymagania opisane w warunkach udziału w postępowaniu. Zadaniem konferansjera będzie przede wszystkim prowadzenie imprezy ze sceny w sposób adekwatny do charakteru imprezy, nadzór nad harmonogramem przewidzianych atrakcji oraz ich prowadzenie.
2. Zapewnienie osób do kompleksowej obsługi Imprezy, - wymagania opisane w warunkach udziału w postępowaniu. Obsługa imprez/animatorzy musi być obecna przy każdej atrakcji /stanowisku.
3. Zapewnienie drobnych nagród i upominków dla uczestników konkursów zaproponowanych w scenariuszach imprez.

IV. Obsługa gastronomiczna : zorganizowanie miejsca gdzie będzie serwowany uczestnikom imprezy bezpłatny poczęstunek w ilości odpowiedniej do liczby uczestników

 

Na poczęstunek będzie się składać :

a)     Barszcz czerwony z uszkami podany: uszka w bulionówkach, barszcz podany w wazach (porcja 300 gr na osobę);

b)    Danie główne porcjowane: filet smażony z ryby ( porcja 120gr. na osobę), ziemniaki purre (min. 150gr. na osobę), surówka z kiszonej kapusty ( 100 gr na osobę);

c)     Ciasta podawane do stołu tj. sernik, makowiec, jabłecznik, pierniki świąteczne ( waga 1 porcji ciasta = min. 80 gr), po 2 porcje ciasta na osobę;

d)    Bez ograniczeń: kawa, herbata, soki, woda gazowana/niegazowana

e)       Owoce podane na paterach na stołach: banany, mandarynki, winogrono

f)        Przekąski: paluszki, chrupki, cukierki lub innej przekąski zaproponowanej  przez Wykonawcę  -  bez ograniczeń;

Ostateczny skład menu zostanie ustalony z Wykonawcą po podpisaniu umowy.  

W TRAKCIE TRWANIA IMPREZ NIEDOZWOLONA JEST DYSTRYBUCJA NAPOJÓW ALKOHOLOWYCH!

W ramach obsługi gastronomicznej Wykonawca zobowiązany będzie do:

• zapewnienia miejsca spożycia posiłku o którym mowa w pkt I.ppkt 13
• zapewnienia dostatecznej ilości pojemników na odpady w miejscu wydawania oraz spożywania posiłków , wraz z ich bieżącym opróżnianiem i dbaniem o czystość w tym obszarze,
• zapewnienia porcelanowej zastawy stołowej wraz z metalowymi sztućcami lub naczyń jednorazowych wysokiej jakości przypominających zastawę szklaną,
• do posiadania sprawnych i bezpiecznych instalacji i urządzeń służących realizacji obsługi gastronomicznej,
• uzyskania na własny koszt we własnym zakresie i w odpowiednim czasie wszelkich zezwoleń koniecznych do realizacji obsługi gastronomicznej,

WSZELKIE KOSZTY ZWIĄZANE Z UTRZYMANIEM CZYSTOŚCI PODCZAS TRWANIA IMPREZ ORAZ PO ICH ZAKOŃCZENIU PONOSI WYKONAWCA

Miejsce oraz termin składania wyceny

Wycenę w formie tylko i wyłącznie załącznika nr 1 do niniejszego zapytania należy przesłać na adres      e-mail: projekt@opschorzow.pl lub złożyć w Sekretariacie OPS w Chorzowie przy ul. Kruszcowej 22  (pokój nr 58)  w terminie do 4 grudnia 2018r.

 

1. 9.  Dane kontaktowe

W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-14.00 pod adresem;

Ośrodek Pomocy Społecznej

Biuro Projektu – „Stawiam na zmiany”

ul. Powstańców 70/U1

41-500 Chorzów, tel: 32 733 03 24

projekt@opschorzow.pl

 

Osoby Odpowiedzialne:

- Michał Pietrzok– Koordynator projektu

- Izabela Barczewska – Asystent Koordynatora Projektu

Adres do korespondencji :

 Ośrodek Pomocy Społecznej

w Chorzowie

ul. Kruszcowa 22 

41-500 Chorzów

Załącznik:

Formularz wyceny

 

 

 

Załącznik nr 1

Formularz wyceny

 

            Data: ……………………..

Imię i nazwisko/podmiot:                                                                                                      

 

…………………………………

 

Adres:

 

………………………………….

 

 

Ośrodek Pomocy Społecznej

„Biuro Projektu – „Ramię w Ramię”

ul. Kruszcowa 22

41-500 Chorzów

 

                              

 

Dotyczy:             Realizacji projektu „Ramię w Ramię” Nr: UDA-RPSL.09.01.06-24-0620/17-00

 

 

WYCENA

 

W odpowiedzi na Państwa rozeznanie rynku w celu oszacowania wartości zamówienia na kompleksowe zorganizowanie i koordynowanie imprezy integracyjnej pod nazwą  „Dzień Kultury i Integracji Śląskiej o charakterze świąteczno - noworocznym”  w ramach projektu „Ramię w Ramię” :

 

1. Zapoznałem się z treścią  szacowania.

Proponuję cenę

1. Cena brutto (wraz z podatkiem VAT i innymi kosztami, w tym ubezpieczenia ZUS) za 1 uczestnika imprezy wynosi: _________________________PLN (słownie:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________)

 

                                                                                                                  ...................................................

                                                                                                                       (podpis i pieczątka imienna )

 

 

 PLIK DO POBRANIA