RAMIĘ W RAMIĘ - DZIEŃ KULTURY I INTEGRACJI ŚLĄSKIEJ O CHARAKTERZE ŚWIĄTECZNO - NOWOROCZNYM
Rozeznanie rynku w celu oszacowania wartości zamówienia na kompleksowe zorganizowanie i koordynowanie imprezy integracyjnej pn.”Dzień Kultury i Integracji Śląskiej o charakterze świąteczno - noworocznym”
W związku z realizacją projektu „Ramię w Ramię” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego , w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 Działanie: Aktywna Integracja, Poddziałanie 9.1.6. Programy aktywnej integracji osób i grup zagrożonych wykluczeniem społecznym Ośrodek Pomocy Społecznej w Chorzowie zaprasza Państwa do złożenia wyceny w ramach szacowania wartości zamówienia dotyczącego: Kompleksowe zorganizowanie i koordynowanie imprezy integracyjnej pn.”Dzień Kultury i Integracji Śląskiej o charakterze świąteczno - noworocznym” dedykowanej uczestnikom projektu „Ramię w ramię” i ich rodzinom.
Kod CPV 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU SZACOWANIA
Zamówienie obejmuje kompleksowe zorganizowanie i koordynowanie imprezy integracyjnej pod nazwą „Dzień Kultury i Integracji Śląskiej o charakterze świąteczno - noworocznym”
Cel imprezy:
- propagowanie aktywnego spędzania czasu z rodziną
- poznanie najbliższego środowiska i specyfiki swojego regionu,
- rozwijanie wartości rodzinnych związanych z wartościami kulturowymi wspólnoty lokalnej,
- rozwój postaw patriotycznych związanych z tożsamością kultury regionalnej,
- rozwijanie wiedzy o kulturze własnego regionu i jej związkach z kulturą narodową,
- kontakt ze środowiskiem lokalnym w celu wytworzenia bliskich więzi i zrozumienia różnorakich
przynależności człowieka,
- ugruntowanie poczucia tożsamości narodowej przez rozwój tożsamości regionalnej,
- rozwijanie wiedzy o historii regionu w powiązaniu z tradycjami własnej rodziny,
- Miejsce i termin realizacji imprezy : Miasto Chorzów
termin: 17.12 – 19.12.2018r. - do uzgodnienia
Uwaga : Ostateczny termin zostanie ustalany przy podpisywaniu umowy!
- Czas trwania imprez :
- Czas trwania imprezy: od godz.15.00 (gotowość na 14.00) do godz.19.00
- Montaż : w dniu imprezy , demontaż – zaraz po imprezie
Impreza będzie złożona z następujących części :
- część oficjalna : otwarcie imprezy przez Zamawiającego, powitanie uczestników i gości nawiązanie do idei projektu
- część integracyjno - artystyczna obejmująca atrakcje edukacyjne, muzyczne, konkursy, poczęstunek;
- część oficjalna : zakończenie imprezy, wręczenie drobnych nagród
- 3. Grupa docelowa : Uczestnicy projektu „Ramię w ramię” i ich rodziny
Prognozowana ilość uczestników imprezy to min.100 osób max. 150 osób.
Podana liczba ma jedynie charakter orientacyjny, dlatego też Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia lub zmniejszenia liczby uczestników z przyczyn niezależnych od niego. Zamawiający pomimo przyjmowania deklaracji uczestnictwa w imprezie składanych przez uczestników projektu, nie jest w stanie przewidzieć ostatecznego skutku przedmiotu zawartej umowy tzn. dokładnej ilości uczestników.
Wykonawcy nie będzie przysługiwało roszczenie w sytuacji mniejszej lub większej ilości uczestników imprezy przez Zamawiającego niż prognozowane.
KORZYSTANIE Z WSZYSTKICH ATRAKCJI PRZEWIDZIANYCH W RAMACH IMPREZY,
W TYM POCZĘSTUNKU JEST WOLNE OD OPŁAT.
- 4. Opis przedmiotu zamówienia
„DZIEŃ KULTURY I INTEGRACJI ŚLĄSKIEJ O CHARAKTERZE ŚWIĄTECZNO-NOWOROCZNYM”
Zamówienie obejmuje następujące powiązane ze sobą merytorycznie zadania :
I. Organizacja miejsca imprezy na terenie miasta Chorzowa, w tym:
- Zapewnienie miejsca realizacji usługi
- Zapewnienie podłączenia przyłączy elektrycznych umożliwiających podłączenie wszelkiego rodzaju sprzętu technicznego.
- Zapewnienie bezawaryjnej pracy podczas imprezy wszystkich urządzeń zasilanych energią elektryczną. Wykonawca pokryje koszty zużycia energii.
- Zapewnienie wynikających z przepisów prawa norm w zakresie bezpieczeństwa,
wyznaczenie osoby do spraw bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia medycznego.
- Zabezpieczenie terenu imprezy i zapewnienie odpowiedniej liczby osób do pilnowania porządku podczas imprezy tak, aby maksymalnie uniemożliwić wnoszenie na imprezę napojów alkoholowych, środków odurzających substancji psychoaktywnych, itp.
- Zapewnienie ubezpieczenia imprezy, w szczególności ubezpieczenie OC i NNW oraz uzyskanie wszelkich pozwoleń wynikających z przepisów prawa.
- Zapewnienie odpowiedniego zaplecza sanitarnego (toalety przenośne z umywalką –min. 1 sztuki) ustawione w miejscach widocznych odpowiednio oznakowanych w odpowiedniej odległości od punktów gastronomicznych. O ile w miejscu realizacji imprezy dostępne są toalety, Wykonawca może skorzystać z istniejącego wyposażenia.
- Zapewnienie stałej obsługi imprezy w trakcie przygotowania, trwania oraz zakończenia całej imprezy. Wykonawca zapewni odpowiednią identyfikację wizualną obsługi - koszulki typu t-shirt lub polo jednolitego koloru w ilości odpowiadającej liczbie osób obsługujących imprezę.
- Zapewnienie osób sprzątających teren imprezy i tereny przyległe zanieczyszczone w jej wyniku, zarówno w trakcie trwania imprezy , jak i po jej zakończeniu.
- Przygotowanie miejsca centralnego imprezy oraz ustawienie sceny umożliwiającej występy zespołu i przeprowadzania konkursów i rozmów z uczestnikami imprezy i osobami prowadzącymi inne formy aktywności na terenie zabezpieczonego miejsca imprezy .
- Zabezpieczenie miejsca dla dzieci poprzez zapewnienie minimum 4 stolików z krzesełkami wyposażonych w kredki, kolorowanki, plastelinę papier do rysowania, farby, aby dzieci uczestników projektu wraz z animatorami mogli ciekawie spędzić czas.
- Niezwłocznego zdemontowania sceny oraz wszelkich innych obiektów towarzyszących (nagłośnienia itp.) oraz uprzątnięcia terenu organizacji imprezy oraz terenu przyległego z powstałych zanieczyszczeń.
- Zapewnienie miejsca do spożycia posiłku wraz z ustawieniem ław i stołów do biesiadowania dla max. 150 osób. O ile w miejscu realizacji imprezy dostępne są miejsca siedzące, Wykonawca może skorzystać z istniejącego wyposażenia.
WYKONAWCA PONOSI CAŁKOWITĄ ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA BEZPIECZEŃSTWO ORAZ WSZELKIE SZKODY POWSTAŁE U OSÓB TRZECICH ZAISTNIAŁE W ZWIĄZKU I W CZASIE IMPREZY
II. Zabezpieczenie oprawy muzycznej imprezy
- Zapewnienie niezbędnego sprzętu do nagłośnienia muzycznego dostosowanego do wielkości nagłaśnianej powierzchni, zgodnie z riderami technicznymi artystów.
- Zapewnienia co najmniej trzech mikrofonów bezprzewodowych.
- Zapewnienie urozmaiconego podkładu muzycznego, który będzie odtwarzany przez cały czas
trwania imprezy. Wszelkie zgody i koszty związane z wykorzystaniem podkładów muzycznych ( w tym prawa autorskie) ponosi Wykonawca.
- Zapewnienie pełnej i profesjonalnej obsługi techniczno-akustycznej: min. 2 osoby.
- Zapewnienie zespołu estradowego realizującego program obejmujący następujące pozycje: propozycja muzycznego repertuaru śląskiej muzyki, prezentacja śląskiej mowy, prezentacja śląskich strojów, przedstawienie historii śląskiej na wesoło w nawiązaniu do tradycji górniczej, przygotowanie min. 3 konkursów wiedzy o śląsku i unii europejskiej. Fabuła i scenariusz przedstawienia powinien mieć elementy edukacyjne, być dostosowany do wieku osób od 8 lat i starszych, nie zawierać elementów nieprzyzwoitych czy gorszących. Program powinien być realizowany przez minimum 2 osoby.
III. Profesjonalna obsługa imprezy, tj.:
- Zapewnienie konferansjera - wymagania opisane w warunkach udziału w postępowaniu. Zadaniem konferansjera będzie przede wszystkim prowadzenie imprezy ze sceny w sposób adekwatny do charakteru imprezy, nadzór nad harmonogramem przewidzianych atrakcji oraz ich prowadzenie.
- Zapewnienie osób do kompleksowej obsługi Imprezy, - wymagania opisane w warunkach udziału w postępowaniu. Obsługa imprez/animatorzy musi być obecna przy każdej atrakcji /stanowisku.
- Zapewnienie drobnych nagród i upominków dla uczestników konkursów zaproponowanych w scenariuszach imprez.
IV. Obsługa gastronomiczna : zorganizowanie miejsca gdzie będzie serwowany uczestnikom imprezy bezpłatny poczęstunek w ilości odpowiedniej do liczby uczestników
Na poczęstunek będzie się składać :
a) Barszcz czerwony z uszkami podany: uszka w bulionówkach, barszcz podany w wazach (porcja 300 gr na osobę);
b) Danie główne porcjowane: filet smażony z ryby ( porcja 120gr. na osobę), ziemniaki purre (min. 150gr. na osobę), surówka z kiszonej kapusty ( 100 gr na osobę);
c) Ciasta podawane do stołu tj. sernik, makowiec, jabłecznik, pierniki świąteczne ( waga 1 porcji ciasta = min. 80 gr), po 2 porcje ciasta na osobę;
d) Bez ograniczeń: kawa, herbata, soki, woda gazowana/niegazowana
e) Owoce podane na paterach na stołach: banany, mandarynki, winogrono
f) Przekąski: paluszki, chrupki, cukierki lub innej przekąski zaproponowanej przez Wykonawcę - bez ograniczeń;
Ostateczny skład menu zostanie ustalony z Wykonawcą po podpisaniu umowy.
W TRAKCIE TRWANIA IMPREZ NIEDOZWOLONA JEST DYSTRYBUCJA NAPOJÓW ALKOHOLOWYCH!
W ramach obsługi gastronomicznej Wykonawca zobowiązany będzie do:
- zapewnienia miejsca spożycia posiłku o którym mowa w pkt I.ppkt 13
- zapewnienia dostatecznej ilości pojemników na odpady w miejscu wydawania oraz spożywania posiłków , wraz z ich bieżącym opróżnianiem i dbaniem o czystość w tym obszarze,
- zapewnienia porcelanowej zastawy stołowej wraz z metalowymi sztućcami lub naczyń jednorazowych wysokiej jakości przypominających zastawę szklaną,
- do posiadania sprawnych i bezpiecznych instalacji i urządzeń służących realizacji obsługi gastronomicznej,
- uzyskania na własny koszt we własnym zakresie i w odpowiednim czasie wszelkich zezwoleń koniecznych do realizacji obsługi gastronomicznej,
WSZELKIE KOSZTY ZWIĄZANE Z UTRZYMANIEM CZYSTOŚCI PODCZAS TRWANIA IMPREZ ORAZ PO ICH ZAKOŃCZENIU PONOSI WYKONAWCA
Miejsce oraz termin składania wyceny
Wycenę w formie tylko i wyłącznie załącznika nr 1 do niniejszego zapytania należy przesłać na adres e-mail: projekt@opschorzow.pl lub złożyć w Sekretariacie OPS w Chorzowie przy ul. Kruszcowej 22 (pokój nr 58) w terminie do 4 grudnia 2018r.
- 9. Dane kontaktowe
W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-14.00 pod adresem;
Ośrodek Pomocy Społecznej
Biuro Projektu – „Stawiam na zmiany”
ul. Powstańców 70/U1
41-500 Chorzów, tel: 32 733 03 24
projekt@opschorzow.pl
Osoby Odpowiedzialne:
- Michał Pietrzok– Koordynator projektu
- Izabela Barczewska – Asystent Koordynatora Projektu
Adres do korespondencji :
Ośrodek Pomocy Społecznej
w Chorzowie
ul. Kruszcowa 22
41-500 Chorzów
Załącznik:
Formularz wyceny
Załącznik nr 1
Formularz wyceny
Data: ……………………..
Imię i nazwisko/podmiot:
…………………………………
Adres:
………………………………….
Ośrodek Pomocy Społecznej
„Biuro Projektu – „Ramię w Ramię”
ul. Kruszcowa 22
41-500 Chorzów
Dotyczy: Realizacji projektu „Ramię w Ramię” Nr: UDA-RPSL.09.01.06-24-0620/17-00
WYCENA
W odpowiedzi na Państwa rozeznanie rynku w celu oszacowania wartości zamówienia na kompleksowe zorganizowanie i koordynowanie imprezy integracyjnej pod nazwą „Dzień Kultury i Integracji Śląskiej o charakterze świąteczno - noworocznym” w ramach projektu „Ramię w Ramię” :
- Zapoznałem się z treścią szacowania.
Proponuję cenę
- Cena brutto (wraz z podatkiem VAT i innymi kosztami, w tym ubezpieczenia ZUS) za 1 uczestnika imprezy wynosi: _________________________PLN (słownie:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________)
...................................................
(podpis i pieczątka imienna )
PLIK DO POBRANIA